Scheinselbständigkeit vermeiden

Scheinselbständigkeit vermeiden – dieses Thema ist für Freelancer und Unternehmen gleichermaßen entscheidend. Die deutsche Sozialversicherung und Finanzverwaltung haben klare Kriterien festgelegt, wann eine selbstständige Tätigkeit vorliegt und wann nicht. Doch gerade in der Praxis, wo flexible Arbeit, Remote-Arbeit und projektbezogene Kooperationen Alltag sind, ist die Grenze zwischen echter Selbstständigkeit und abhängiger Beschäftigung häufig schwer zu erkennen.

Scheinselbstständigkeit beschreibt den Fall, dass eine Auftragnehmerin formal als freier Mitarbeiterin tätig ist, tatsächlich aber wie eine Angestellter in die Arbeitsorganisation des Unternehmens eingebunden ist und keine unternehmerische Freiheit besitzt. In solchen Fällen drohen rückwirkende Sozialversicherungspflichten und sogar strafrechtliche Konsequenzen. Daher ist es wichtig, die Kriterien und Fallstricke genau zu kennen – sowohl aus Sicht der Freelancer als auch der Unternehmen.

In diesem Leitfaden lernst du, wie du Scheinselbstständigkeit vermeiden kannst – basierend auf Beispielen aus der Praxis und wertvollen Tipps aus IT und anderen Branchen.

Warum Prävention wichtig ist, um scheinselbständigkeit zu vermeiden

Das Vermeiden von Scheinselbstständigkeit ist aus mehreren Gründen entscheidend: Nicht nur drohen hohe finanzielle Nachzahlungen, sondern auch straf- und arbeitsrechtliche Folgen.

Wird bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) festgestellt, dass jemand „in Wahrheit“ abhängig beschäftigt war, kommen meist erhebliche Nachforderungen an Sozialabgaben auf den Auftraggeber zu. In vielen Fällen geschieht dies rückwirkend für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz sogar bis zu dreißig Jahre. Da der Auftraggeber sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung nachzahlen muss, kann das teuer werden.

Hinzu kommen Lohnsteuernachzahlungen, die das Finanzamt erhebt, sobald Scheinselbstständigkeit nachgewiesen wird. Unter bestimmten Umständen droht zudem ein Verfahren nach § 266a StGB, der „Vorenthaltung und Veruntreuung von Arbeitsentgelt“, falls Sozialversicherungsbeiträge wissentlich nicht abgeführt wurden.

Es geht aber nicht nur ums Geld: Wird jemand nachträglich als Arbeitnehmer eingestuft, kann diese Person rückwirkend arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen (z. B. Urlaubsansprüche oder Kündigungsschutz). Unternehmen müssen daher nicht nur auf die Rechtslage achten, sondern auf die tatsächliche Gestaltung der Zusammenarbeit.

Auch die Rechtsprechung hat in den letzten Jahren die Definition und Erkennung von Scheinselbstständigkeit geschärft. Ein Beispiel ist ein Urteil des Bundessozialgerichts (BSG) aus 2022, das eine Musikschullehrerin trotz Honorarbasis als abhängig Beschäftigte einstufte. Das BSG stellte dabei fest, dass die tatsächlichen Umstände – insbesondere Weisungsgebundenheit und Integration – maßgeblich sind, nicht der Titel des Vertrags.

Scheinselbstständigkeit vermeiden ist also nicht nur eine Formalität, sondern entscheidend für die rechtssichere Zusammenarbeit.

Tipps für Freelancer

Freelancer haben ein hohes Interesse daran,

Ein zentrales Kriterium zur Unterscheidung zwischen selbstständiger Tätigkeit und Arbeitnehmerstatus ist die wirtschaftliche und organisatorische Unabhängigkeit. Freelancer sollten darauf achten, mehrere Auftraggeber zu haben. Wenn der überwiegende Teil des Einkommens nur von einem Kunden kommt – vor allem über mehrere Jahre hinweg – steigt das Risiko der Einordnung als abhängig Beschäftigter enorm.

Zudem ist es wichtig, nach außen erkennbar als eigenes Unternehmen aufzutreten: Eine eigene Website, ein Impressum, Angebote oder eine Firmenadresse signalisieren Unternehmertum. Eigene Arbeitsmittel (Laptop, Büro, Equipment) und die Freiheit, diese zu nutzen, sind weitere starke Indikatoren.

Auch Verträge spielen eine wichtige Rolle: Sie sollten klar regeln, dass der Freelancer frei in der Art und Ausführung der Arbeit ist und dass keine Verpflichtung besteht, festen Arbeitszeiten, Präsenzpflichten oder Timings des Auftraggebers zu folgen. Das Bundesarbeitsgericht und die DRV prüfen insbesondere, ob der/die Selbstständige weisungsgebunden ist und in die betrieblichen Strukturen des Auftraggebers eingegliedert ist.

Daher sollte ein Freelancer darauf achten, nicht stundenweise in denselben Tools und Abläufen wie interne Mitarbeitende zu arbeiten – und schon gar nicht unter Anleitung eines festen Vorgesetzten.

Zusammengefasst: Freelancer sollten vorausschauend arbeiten, klare Rahmenbedingungen schaffen und Scheinselbstständigkeit vermeiden, indem sie aktiv auf Vertrag, Arbeitsweise und Unternehmertum achten.

Tipps für Auftraggeber

Unternehmen tragen häufig das größere Risiko, wenn sie Freelancer in scheinselbstständigen Strukturen einsetzen. Daher sind Maßnahmen zur Prävention unerlässlich.

Zu Beginn der Zusammenarbeit sollte geprüft werden, ob die Aufgabe wirklich für eine freie Mitarbeit geeignet ist. Wenn eine Person langfristig, weisungsgebunden und im Team arbeiten soll, ist eine Anstellung oder Arbeitnehmerüberlassung oft der bessere Weg.

Wird ein Freelancer beauftragt, müssen klare Projekte mit definierten Zielen und Ergebnissen formuliert werden. Statt täglicher oder wöchentlicher Kontrollen sollte das Ergebnis im Mittelpunkt stehen, nicht der Prozess. Weisungsrechte, die über bloße Ergebniserwartungen hinausgehen (wie: „Arbeite Montag bis Freitag von 9–17 Uhr im Büro, benutze unsere Software, melde dich bei der Teamleitung jeden Morgen“) sind deutliche Hinweise auf ein faktisches Arbeitsverhältnis.

Unternehmen sollten außerdem darauf achten, dass Freelancer nicht wie Mitarbeitende auftreten – z. B. keine interne E-Mail-Adresse erhalten, nicht in internen Meetings Pflichtpräsenz haben oder in Organigrammen auftauchen.

Auch gilt: Die vermeintliche “Sicherheit” durch die Einschaltung einer UG oder GmbH auf Freelancer-Seite ist nur begrenzt wirksam. Das Sozialversicherungsrecht prüft auch bei juristischen Personen die arbeitenden natürlichen Personen. Ein IT-Consultant, der als Geschäftsführer seiner 1-Mann-GmbH dennoch ausschließlich beim Kunden “arbeitet” und festen Strukturen folgt, kann weiterhin als scheinselbstständig gelten.

Deshalb: Auftraggeber sollten – zusätzlich zur Vertragsgestaltung – großen Wert auf eine gelebte unternehmerische Freiheit der Freelancer legen.

Häufige Fehler und Fallen

Typische Missverständnisse tragen dazu bei, dass Freelancer und Auftraggeber unbeabsichtigt in die Falle der Scheinselbstständigkeit tappen:

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, ein solider Vertrag würde ausreichen. Die Realität wird aber oft intensiver geprüft als das Papier: Entscheidend sind die tatsächlichen Abläufe, nicht die Überschrift „Freelancervertrag“.

Ein nächstes Problem entsteht, wenn ehemalige Angestellte als Freie weiterarbeiten – ohne dass sich an ihren Aufgaben oder ihrer Einbindung etwas ändert. Von Gerichten und Behörden wird das als Umgehung der Sozialversicherungspflicht gewertet.

Auch die Verwechslung zwischen echten Dienst- oder Werkverträgen und Arbeitnehmerüberlassung führt oft zu Problemen. Auch wenn ein Freelancer auf dem Papier als Projektleiter bezeichnet wird, kann eine tatsächliche Frage- und Weisungsstruktur sehr ähnlich der eines Angestellten sein.

Nicht zuletzt führt der Irrglaube, eine Ein-Personen-GmbH schütze vor Scheinselbstständigkeit, viele in die Irre. Das Gegenteil ist der Fall: Wer persönlich die Leistung erbringt, bleibt auch persönlich prüfbar.

Beratung zu ignorieren ist ein weiterer häufiger Fehler.

Praktische Beispiele (Risiko- und Nicht-Risikofälle)

Risikofall – IT-Projektleiter als „Freier“ in Vollzeit

Ein freier Projektleiter arbeitet seit 18 Monaten täglich im gleichen Büro wie alle Teammitglieder, nimmt an internen Teammeetings teil und ist weisungsgebunden durch den CTO. Seine Funktion ähnelt der eines Teamleiters – mit Ausnahme der fehlenden Anstellung. Klassischer Fall: Scheinselbstständigkeit.

Risikofall – Musiklehrerin auf Honorarbasis

Eine Musiklehrerin arbeitet nach dem Schulplan, hat feste Anwesenheitspflicht und unterliegt sämtlichen Weisungen der Schulorganisation. Auch hier: echte Eingliederung, hoher Organisationsgrad → abhängige Beschäftigung.

Nicht-Risikofall – Freelance-Grafikdesignerin

Eine Designerin mit mehreren Kunden, eigener Website, Homeoffice und variabler Zeitgestaltung. Ihre Arbeit ist ergebnisorientiert, nicht weisungsabhängig. Ein Beispiel für echte Freiberuflichkeit.

Grenzfall – Softwareentwickler mit wichtigem Hauptkunden

Ein Entwickler arbeitet 80 % seines Umsatzes mit demselben Kunden, zeitlich flexible Projektarbeit, jedoch oft lange eingebunden. In solchen Fällen hängt es von den Details der Zusammenarbeit abhängt.

scheinselbständigkeit vermeiden - Fazit

Scheinselbstständigkeit vermeiden bedeutet: klare Strukturen, Transparenz und unternehmerische Eigenständigkeit. Sowohl Freelancer als auch Auftraggeber müssen aktiv dazu beitragen, die Unabhängigkeit zu leben und zu dokumentieren.

Bereit für den nächsten Schritt? Dann prüfe bestehende Verhältnisse oder neue Projekte auf die Kriterien echter Selbstständigkeit durch unseren Selbsttest auf Scheinselbständigkeit und verdeckter Arbeitnehmerüberlassung, wenn du unsicher bist. Eine saubere Struktur schützt dich vor Stress, Nachzahlungen und rechtlichen Problemen – und schafft gleichzeitig ein gesundes, faires Arbeitsumfeld.

Rechtsanwalt Kristian Borkert

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